La guía del CEO para reabrir el lugar de trabajo de manera segura

Un robot desarrollado por SK Telecom en Corea del Sur monitorea la temperatura corporal de las personas y si usan máscaras o no. Chung Sung-Jun/Getty Images

Quizás la mayor implicación individual de la reapertura de las economías nacionales es que la responsabilidad y, por lo tanto, la obligación de hacer frente a la pandemia de covid-19 pasará del sector público al privado. Los directores ejecutivos de Fortune 500 y los propietarios de pequeñas empresas pronto tomarán decisiones que afectarán la salud no solo de sus negocios sino también de su gente (empleados, contratistas, clientes, proveedores), lo que a su vez afectará la salud de sus familias, amigos y vecinos. . Con tanto en juego, ¿cómo deben planificar los líderes empresariales para operar en la fase de recuperación posterior a quedarse en casa?

Aquí hay un marco simple pero poderoso para crear un plan.

La crisis actual está impulsada por un problema de salud: aún no tenemos un tratamiento o una vacuna para el nuevo coronavirus. Los gerentes tienen poco control sobre eso. Pero hasta que se resuelva el problema de salud, los lugares de trabajo serán oportunidades para que las personas infectadas contagien a otras. Esto crea un problema de gestión que requiere soluciones de gestión, y los gerentes tienen control sobre ellas.

El problema de la gestión viene dado por un vacío de información... Si tuviéramos esa información, no habría crisis económica.

El problema de gestión es si reabrir negocios y cómo, dado que la propagación del virus en el lugar de trabajo sigue siendo una amenaza real. El problema de manejo es causado por una brecha de información: no sabemos quién tiene el virus (infeccioso), quién lo tuvo (inmune) y quién nunca lo ha tenido (susceptible). Si tuviéramos esa información, no habría crisis económica. Simplemente requeriríamos que las personas infecciosas se pongan en cuarentena mientras que la gran mayoría de las personas sanas siguen con su vida normal. En otras palabras, no tener esa información nos está costando, según una estimación, $ 375 mil millones al mes a nivel mundial . En ausencia de esa información, iniciar la recuperación económica requiere que resolvamos el problema de gestión.

Hay dos tipos de soluciones a ese problema. Primero, soluciones basadas en información implica predecir quién es infeccioso y quién es inmune y luego usar esta información para decidir quién ingresa al lugar de trabajo. En segundo lugar, dado que estas predicciones serán inevitablemente imperfectas, son soluciones siempre activas : tecnologías y procesos que limitan la propagación del virus cuando ingresan personas infecciosas. Lockdown es la solución permanente más extrema; la reapertura requiere otros más matizados.

Soluciones basadas en información

Hay una variedad de formas de recopilar información sobre quién es probable que sea infeccioso. Lo más obvio es que las personas pueden hacerse la prueba del nuevo coronavirus (por ejemplo, con hisopos nasofaríngeos). Estas pruebas pueden a veces ser bastante poco fiable , no siempre están disponibles y obtener resultados puede llevar días. Aún así, con el tiempo, esta situación debería mejorar. Eventualmente, anticipamos, las organizaciones realizarán pruebas de empleados frecuentes y generalizadas.

Otra forma de recopilación de información es monitorear los síntomas, especialmente los leves que el paciente ni siquiera puede notar. En algunos países, a las personas ya se les toma la temperatura antes de que se les permita ingresar a una oficina, restaurante, avión o metro. Esto es útil pero imperfecto: algunas personas con fiebre no tendrán el coronavirus, mientras que otras sin fiebre pueden, sin embargo, estar infectadas. La combinación de controles de temperatura con otra información de diagnóstico, como radiografías de tórax en hospitales y niveles de oxígeno en la sangre, puede mejorar la precisión. Estas formas de recopilación de información pueden ser menos precisas que las pruebas directas del virus, pero pueden ser más baratas, rápidas y fáciles de implementar para los empleadores de manera regular y a gran escala.

También hay formas de monitorear diferentes partes de su lugar de trabajo en busca de signos de un brote, incluso si no sabe quién está infectado. Se están desarrollando sensores que podría detectar el coronavirus en el aire. Otras pruebas pueden recoger rastros de él en las aguas residuales . Las herramientas de aprendizaje automático podrían combinar estos y la información de otros sensores para predecir la probabilidad de que alguien en un edificio o vecindario esté infectado y ordenar pruebas individuales para todos allí. en nuestro libro Máquinas de predicción , describimos cómo los avances en inteligencia artificial permiten predicciones cada vez más complejas a partir de una amplia variedad de fuentes de datos como estas.

El problema es que las soluciones basadas en información son probabilísticas y algunos errores son inevitables. El fraude con tarjetas de crédito es un buen ejemplo. Supongamos que un banco recibe una advertencia de que una transacción con tarjeta de crédito tiene un 1% de probabilidad de ser fraudulenta. ¿Debe el banco denegar la transacción o permitir que continúe? ¿Cómo debe depender esto de la rentabilidad del cliente para el banco?

Lo mismo ocurre con el coronavirus: ¿su negocio debería seguir funcionando si hay un 1% de posibilidades de que una persona infectada entre por la puerta? ¿Qué pasa con una probabilidad del 5% o una probabilidad del 0,1%? La respuesta depende de los beneficios en relación con los costos: de la importancia de abrir el lugar de trabajo físico frente al riesgo de infección. De hecho, esta es la razón por la que los supermercados, las farmacias y otros negocios esenciales han permanecido abiertos durante la crisis sin una solución basada en la información: porque los beneficios de permanecer abiertos son obviamente muy grandes. Por otro lado, muchas empresas de servicios profesionales pueden funcionar bastante bien de forma remota, por lo que sus lugares de trabajo físicos permanecen cerrados.

Incluso si no puede reducir a cero la probabilidad de que el virus ingrese al lugar de trabajo, puede limitar su impacto en caso de que ingrese. Introduzca soluciones siempre activas.

Soluciones siempre activas

Hasta que las soluciones de administración de la información que hemos discutido anteriormente se amplíen, las soluciones siempre activas serán el enfoque principal que los gerentes utilizarán para reabrir sus negocios.

Todo tipo de decisiones que antes se habrían tomado sobre la base de la productividad y la eficiencia ahora también deben considerar la posibilidad de infección. En la industria de los restaurantes, el flujo de personas que entran y salen de la cocina es ahora un problema de gestión del riesgo de infección. En la industria de la moda minorista, las decisiones sobre si abrir vestuarios o permitir que los clientes se prueben los artículos ahora son problemas de gestión del riesgo de infección. Pasar de documentos físicos a digitales ahora reduce el riesgo de infección, además de aumentar la eficiencia y gastar menos papel. El riesgo de transferir el virus mediante el intercambio de efectivo aumenta los beneficios relativos de los sistemas de pago digitales.

Hasta la fecha, hemos visto dos tipos amplios de soluciones siempre activas. El primer tipo no cambia el número o la naturaleza de las interacciones, sino que tiene como objetivo hacer que esas interacciones sean menos riesgosas. Cosas como máscaras, estaciones de desinfectante de manos y pantallas de plexiglás en los mostradores de recepción y las cajas de las tiendas entran en esta categoría.

El segundo tipo son soluciones que tienen como objetivo hacer que las personas interactúen menos. Estos incluyen espacios físicos rediseñados (para minimizar las interacciones o las superficies de alto contacto), flujos de trabajo rediseñados (para permitir que el trabajo se realice en paralelo o en secuencia en lugar de conjuntamente) y procesos de gestión de personas rediseñados (para minimizar las interacciones entre grupos o equipos). Las reducciones en la capacidad, ya sea de empleados (a través de despidos y licencias) o de clientes (a través de límites de ocupación), también entran en esta categoría.

Las soluciones siempre activas imponen costos adicionales a las empresas. Hay costos directos para cosas como equipo de protección y limpieza más frecuente. Si la solución siempre activa implica una capacidad reducida, las ganancias caerán. Finalmente, los espacios, flujos de trabajo y procesos rediseñados pueden conducir a una menor productividad, mayor ineficiencia o trabajadores más infelices. Por supuesto, ciertos cambios podrían aumentar la productividad. Algunas empresas, especialmente las que se encuentran en ciudades congestionadas como Nueva York, informan que trabajar desde casa las ha hecho más productivas, principalmente porque elimina los largos viajes al trabajo.

En la siguiente fase de la recuperación del covid-19, muchos directores ejecutivos de grandes empresas comenzarán a comportarse como presidentes y primeros ministros.

Los diferentes tipos de empresas se prestan de manera diferente a las soluciones siempre activas. Es más fácil mantener el distanciamiento social en los centros de jardinería que en las peluquerías. Algunas empresas eligen no abrir incluso si se les permite: muchos restaurantes han optado por mantener cerrados sus servicios de cena porque con el distanciamiento social, no pueden permitir la entrada de suficientes clientes a la vez para compensar los costos de limpieza y esperar. personal.

Tus opciones

Como gerente, usted es responsable de diseñar las soluciones siempre activas y basadas en la información de su organización. Debe decidir cuánta información recopilar sobre quién es infeccioso e inmune; cómo recopilar esa información y con qué frecuencia; y cómo actuar en consecuencia, en función de la cantidad de riesgo que su organización esté dispuesta a asumir. También debe decidir cómo deben cambiar sus procesos diarios para limitar la propagación de enfermedades en caso de que una persona infectada llegue a su lugar de trabajo, y considerar cómo esos cambios afectarán tanto la seguridad como la productividad. No tiene sentido traer a los trabajadores de vuelta a la oficina si las soluciones permanentes les impiden hacer su trabajo mejor que en casa.

Juntas, estas decisiones determinarán si su negocio puede sobrevivir y prosperar mientras esperamos un tratamiento o una vacuna. Estas decisiones implican compensaciones calculadas, una comprensión del riesgo y la voluntad de innovar.

En la siguiente fase de la recuperación del covid-19, muchos directores ejecutivos de grandes empresas comenzarán a comportarse como presidentes y primeros ministros. Informarán su número de infecciones y muertes, explicarán sus estrategias para mantener sus curvas planas, decidirán con qué rapidez aliviar las medidas de aislamiento y pasarán al modo de gestión de crisis cuando haya un brote. Algunos serán más como los EE. UU., otros más como Suecia. Los atípicos, aquellos que eligen estrategias inusuales o experimentan más infecciones que sus pares, serán examinados. Su desafío es que cada decisión implica una compensación entre el beneficio a corto plazo y la seguridad y, por lo tanto, asume algún riesgo. Si ocurre una tragedia, como probablemente ocurrirá con algunos, entonces la pregunta central no será quién tiene la culpa, sino si el riesgo que asumieron fue prudente.

Los autores son arquitectos del Creative Destruction Lab (CDL), una organización sin fines de lucro con la misión de acelerar la comercialización de la ciencia para el mejoramiento de la humanidad. Su programa CDL Recovery, lanzado recientemente, apoya a empresas empresariales que desarrollan soluciones basadas en información para la crisis del covid-19. Joshua Gans es el autor de Economía en la era del Covid-19 (Prensa del MIT, 2020) .

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