El organizador digitalizado de David Allen

David Allen es autor del best-seller Hacer las cosas: el arte de la productividad sin estrés y uno de los principales gurús de la gestión del tiempo personal del país. Su sistema de administración del tiempo enfatiza actuar sobre la información entrante de inmediato, ya sea completando la acción, si se puede hacer en unos minutos, delegándola o archivándola en carpetas específicas de tareas pendientes y de seguimiento durante un tiempo establecido. aparte para tareas más grandes. (De hecho, Allen tiene algunos discípulos aquí en Technology Review).

Cuando hablamos con Allen esta semana, le preguntamos qué opina de las últimas herramientas tecnológicas para realizar un seguimiento de las tareas y los compromisos, como Google Calendar, que se lanzó la semana pasada (consulte Time Keeper de Google).

Revisión de tecnología: Las computadoras e Internet nos permiten hacer más cosas, pero ¿pueden realmente ayudarnos a hacer más cosas? ¿Cómo encaja la tecnología en un buen sistema de gestión del tiempo?

David Allen: En primer lugar, no administras el tiempo. El tiempo es tiempo y no se puede administrar. Lo que gestionas son compromisos. El calendario te permitirá gestionar, como máximo, el tres o el cuatro por ciento de lo que tienes que hacer. Lo que realmente necesita es una forma de realizar un seguimiento de sus compromisos. Luego, comienza a tener una idea del enorme volumen de compromisos que ha contraído y puede revisar esos compromisos.

La gran mayoría de los dispositivos no hacen más que acelerar la forma en que se divide esta información. No hay diferencia entre tener su calendario en el bolsillo o tenerlo en Internet. Tengo una Palm y ni siquiera la usaría a menos que tuviera una función de un vistazo de un mes, que es la única razón por la que Palm es un poco mejor que muchos otros dispositivos para manejar información digital. Pero tiene el mismo inconveniente: fuera de la vista, fuera de la mente.

A menudo, debe consultar la lista de llamadas que tiene que hacer cuando está en su teléfono y cuando tiene algo de tiempo. Si una computadora hace que esa información sea más ubicua y más fácil de acceder, entonces, en ese grado, ayuda.

Pero una computadora también puede darle la ilusión de que está organizado, cuando todo lo que realmente está haciendo es realizar un seguimiento de los marcadores de posición. En el mundo de los geek, a mucha gente le encantan mis cosas, porque sobrealimenta lo que puedes hacer. Pero si tiene exceso de trabajo, estará tan cansado si usa un calendario electrónico o en línea como si estuviera usando uno en papel.

TR: ¿Cómo realiza un seguimiento de sus propios compromisos?

DA: Francamente, todo lo que necesito son listas. Una de esas listas es un calendario, y las otras son listas de cosas que tienen opciones potenciales, cosas que puedo señalar para ir y hacer dependiendo de dónde esté, como @work, @home, etc. No necesito nada pero estas ocho o nueve listas planas. Cualquier cosa que administre listas funciona bien para eso. Usé un planificador de papel exactamente de esta manera. Es un poco más fácil llevar una Palm. Pero podría mirar a través del planificador más fácilmente de lo que puedo mirar a través del PDA.

TR: ¿Qué pasa con los teléfonos inteligentes como el Treo de Palm, con calendarios, correo electrónico, etc.? Le permiten mantener listas de tareas pendientes y realizar llamadas desde el mismo dispositivo.

DA: Mi teléfono Sony-Ericsson es mucho más divertido de tener en el bolsillo que un Treo, que le gusta a mucha gente, pero las PDA son pequeñas cosas torpes. Prefiero mezclar y combinar mi Palm y mi teléfono que aplastarlos. Si uno se cae, quiero que el otro funcione. Y el pequeño factor de forma del teléfono es una ventaja. Salí a dar un paseo por Boston. Guardo el celular en mi bolsillo. No quería llevarme la Palm. Si tuviera un Treo, tendría que llevarme los dos y luego tendría esa cosa grande y torpe en mi bolsillo.

Además, muchas PDA se están volviendo como pequeñas computadoras, donde tienes que hacer dos o tres clics para encontrar tus listas. Si está intentando asignar 43 categorías diferentes en Outlook en su dispositivo Windows Mobile, pero solo desea hacer una llamada rápida, ¿en cuántos lugares tiene que buscar? Entiendo que si eres realmente geek, esto se convierte en un hábito, entonces has derribado tu resistencia inconsciente. Y muchas de estas cosas funcionan en nuestros propios geeks internos cuando estamos en casa el sábado jugando con los dispositivos. Pero cuando estás en la agonía de la realidad, cuando te estás recuperando de la gripe y te sientes fatal, es mejor que sea realmente simple y accesible para ti.

TR: ¿Cómo le parecería un tipo de tecnología de organizador personal realmente útil?

DA: Podríamos incorporar algo de inteligencia razonablemente inteligente, como lo hizo originalmente Mitch Kapor [fundador de Lotus] con Agenda. [Agenda era un programa de gestión de información personal basado en DOS comercializado por Lotus a finales de los 80 y principios de los 90; permitió la entrada y categorización de pequeños elementos en una base de datos de forma libre, y todavía es utilizado por muchos de sus devotos. -Eds. ] Si pudiera simplemente anotar Call Bill en una pantalla de PDA y apareciera instantáneamente en mi lista de llamadas, y ahí está cuando estoy en el aeropuerto y tengo tiempo para hacer algunas llamadas, eso hará que las cosas mucho más conveniente.

Cuando llega el día en que estoy sentado aquí hablando contigo, y me doy cuenta de que necesito baterías para mi cámara, y solo le digo eso a mi PDA, y luego, cuando salgo a hacer recados, ya está en mi lista, si es rápido, a prueba de balas y sin problemas, y le muestra los datos que desea ver en cualquier contexto en el que se encuentre; luego, las computadoras se convertirán en herramientas útiles, porque nos brindarán los datos que queremos de manera más rápida y rápida.

Los Tablet PC [portátiles con interfaces de lápiz] se están acercando. Las personas de mi equipo de tecnología y otras personas que conozco son fanáticos de las tabletas y las aman. Les gusta el tacto y la sensación del papel, pero la tableta es una forma poderosa de digitalizarlo. Es algo gracioso. A medida que la computadora se vuelva realmente buena, poderosa y rápida, comenzará a coincidir con el papel.

Pero si ha avanzado lo suficiente en GTD [ Resolviendo las cosas ], sabe que su mayor desafío es hacer la revisión semanal [tiempo reservado para evaluar y aventar listas y determinar cuál debe ser la siguiente acción para cada elemento]. Si tuviera mil millones de dólares, diseñaría algo que hiciera una revisión semanal personalizada. Desencadenaría las preguntas correctas y me haría pensar en los resultados. Por ejemplo, diría, vas a ir a Nueva York. ¿Le gustaría que consiguiera entradas para el teatro como lo hizo la última vez que estuvo allí? Hay muchas cosas interesantes que se pueden convertir en un administrador personal real.

WR: El objetivo final de hacer las cosas es ayudar a las personas a tener, como usted dice, una mente como el agua, para que puedan descargar cosas en sus listas y tener un tiempo de inactividad cuando sus cabezas no estén llenas de todas las cosas que tienen. hacer. ¿Nos acerca la tecnología a ese tipo de no hacer?

DA: No quiero hacer nada tan a menudo como pueda. Es por eso que constantemente consigo que mi bandeja de entrada de correo electrónico esté lo más cerca de cero que pueda y trato de cerrar todos esos bucles. La mayoría de las personas pasan toda la semana antes de irse de vacaciones tratando de manejar estas cosas y no ser manejadas por ellas. Pero el 90 por ciento del trabajo de GTD es simplemente poder buscar muy rápidamente lo que [debería] estar haciendo en este momento.

Imagen de la página de inicio cortesía de David Allen Company. (La foto es de David Allen.)

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