211service.com
Correo electrónico que no puede ignorar
Muchos trabajadores regresarán de sus vacaciones a una avalancha de correos electrónicos no leídos. Y clasificar los importantes de los triviales podría agotar cualquier buena voluntad navideña, especialmente ahora que tres cuartas partes de todo el correo electrónico entrante de la oficina es basura, según la firma de investigación Gartner.
Sin embargo, existen nuevas soluciones para administrar el buzón de correo que combinan software y sociología. Más allá de las medidas existentes, como los filtros de correo no deseado y las listas negras, estas nuevas aplicaciones dan prioridad al correo electrónico entrante mediante el estudio de los patrones de interacción humana.
Microsoft Research lanzó uno de estos programas el 30 de noviembre. La descarga gratuita se llama SNARF, por Buscador de redes sociales y relaciones . Se ejecuta junto con Microsoft Outlook (2002 y versiones más recientes), examinando minuciosamente los historiales de correo electrónico y siguiendo las cadenas de comunicaciones para descubrir los mensajes no leídos que considera más importantes.
SNARF mide la importancia de un remitente en función de dos factores clave: el número y la frecuencia de los mensajes enviados y recibidos. Luego, el programa clasifica los correos electrónicos no leídos en tres campos: mensajes en los que el usuario aparece en los campos Para o CC, correos electrónicos de grupo y todos los mensajes recibidos en la última semana. SNARF enumera los mensajes por remitentes, en lugar de líneas de asunto, y coloca a los corresponsales más importantes de un usuario en la parte superior.
Danyel Fisher, investigador del Community Technologies Group de Microsoft y miembro del equipo de desarrollo de SNARF, cree que la efectividad de SNARF radica en su simplicidad. Solo contamos los correos electrónicos, dice Fisher. Algunas personas pueden llamarlo un algoritmo de muerte cerebral, pero los mensajes que le envías a alguien son un indicador bastante bueno de lo bien que conoces a la gente, dice. Puede ser muy detallado.
Microsoft aún no tiene planes de incorporar SNARF en un programa comercial como Outlook, pero Fisher dice que las redes sociales seguirán siendo un tema en el desarrollo de productos de la compañía. Aunque esto es solo un software de demostración, nos dice que hay hambre de nuevas formas de pensar sobre el correo electrónico, dice Fisher. Tendremos en cuenta lo que es importante y cómo lo usa la gente.
No es sorprendente que Microsoft no sea la única empresa que ve los beneficios de agregar inteligencia de redes sociales a las aplicaciones de productividad. LinkedIn es un sitio web que aprovecha el principio de separación de seis grados para ayudar a los profesionales a trabajar en red. Espera lanzar una actualización de su Aplicación de barra de herramientas de Outlook en enero que priorizará los correos electrónicos al encontrar relaciones personales entre otros miembros de LinkedIn.
El correo electrónico es una herramienta esencial y la gente tiene problemas para administrarlo, dice Konstantin Guericke, cofundador de LinkedIn, quien cree que la red de contactos que los usuarios ya han hecho en el servicio de su empresa también puede ayudar a organizar sus mensajes. Tenemos una red y queremos usarla para que sea aplicable a la vida de las personas, no solo cada dos años cuando buscan un nuevo trabajo, dice.
Para Guericke, la barra de herramientas de LinkedIn mejorará en SNARF al abordar criterios sociales más amplios que los historiales de correo electrónico. Nuestra opinión es que se necesita una combinación de relaciones implícitas, dice, y hace hincapié en la importancia de los contactos menos obvios, como nuevos contactos comerciales, que los historiales de correo electrónico no pueden adivinar.
Guericke señaló que la nueva barra de herramientas aprovechará el sitio web de LinkedIn para reconocer mensajes de nuevos remitentes dentro de la red social existente. Aprovechar los patrones de correo electrónico es una buena fuente de datos, pero la información de perfil y relación también es necesaria para que funcione lo suficientemente bien como para que los usuarios la encuentren útil, dice.
Para algunos tecnólogos, sin embargo, crear conciencia social en los sistemas de correo electrónico es una exageración. Varias aplicaciones existentes ya organizan y priorizan el correo electrónico entrante mejor que los filtros algorítmicos, dice Ross Mayfield, director ejecutivo de Socialtext , una aplicación de red que utiliza tableros de anuncios editables por la comunidad, llamados wikis, para reemplazar completamente los correos electrónicos en la gestión de proyectos.
Hay momentos en los que regresa de las vacaciones y tiene dos mil mensajes de correo electrónico, y [SNARF] podría proporcionar una dimensión para ordenar esos datos, dice Mayfield. Sin embargo, si tuviera que aconsejar a los usuarios, les pediría que lo usaran como un filtro de último recurso. Una clasificación de lo que podría ser más importante para usted, basada en comportamientos pasados, solo puede conducir a la creación de una cámara de eco diferente.
Si bien Mayfield cree que los wikis basados en grupos son una forma de reducir los correos electrónicos entre oficinas, también cree que centrarse en la búsqueda de correos electrónicos, en lugar de clasificarlos, puede ayudar a filtrar las bandejas de entrada abarrotadas, al tiempo que se minimiza el tiempo de lectura de correos electrónicos irrelevantes. No necesita un filtro por adelantado si tiene una búsqueda sólida a la que recurrir, dice, citando las capacidades de búsqueda integradas de los sistemas de correo como Gmail de Google y Yahoo Mail.
Por supuesto, hasta ahora ningún sistema puede identificar y enfatizar adecuadamente los mensajes de las conexiones que establece fuera del mundo electrónico: la persona con la que acaba de intercambiar tarjetas de presentación, el primo perdido hace mucho tiempo o su amigo con una nueva cuenta de correo electrónico.
Coye Cheshire , profesor de la Escuela de Sistemas y Gestión de la Información de la Universidad de California, Berkeley, que estudia los intercambios sociales en línea, cree que imponer reglas, incluso las derivadas de hábitos anteriores, limita la comunicación. Probablemente podamos hacer buenas suposiciones basadas en el uso del correo electrónico, pero tenemos otras interacciones de las que no se están aprovechando todavía, dice.
Cheshire cree que estos tipos de problemas serán abordados por la próxima generación de herramientas con conciencia social, que espera que integren la inteligencia de las redes en las comunicaciones diarias, como las conversaciones telefónicas y la mensajería instantánea. A medida que vemos que las cosas se mueven más hacia formas de comunicación basadas en electrónica, las líneas telefónicas se mueven hacia líneas de banda ancha electrónica, aumenta la posibilidad de una mayor comunicación interactiva, dice Cheshire.