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Archivar el correo electrónico de forma eficaz
La pérdida de correo electrónico puede ser un problema grave tanto para el sector público como para el privado. Recientemente, la Casa Blanca fue atacada por no mantener archivos de su correo electrónico , incluso después de que la Administración Clinton instituyó un sistema de archivo debido a un escándalo similar. La administración Bush dejó de lado el sistema de archivo existente como parte de un cambio de Lotus Notes a Microsoft Exchange, y su sistema actual Según se informa, se basa en una combinación de cintas de respaldo y clasificación manual. A principios de esta semana, según el El Correo de Washington , documentos judiciales revelaron que la Casa Blanca no ha podido encontrar correos electrónicos enviado durante un período en 2003 que abarca la invasión de Irak.
El correo electrónico puede ser difícil de archivar de manera eficaz porque se envía en cantidades tan grandes, lo que dificulta su almacenamiento en un formulario que sea fácil de buscar y que se pueda demostrar a prueba de manipulaciones. Ambos requisitos son particularmente importantes para el correo electrónico que es necesario para casos judiciales y otras situaciones legales. Afortunadamente, los expertos dicen que existen muchas tecnologías buenas para el archivo adecuado de correo electrónico y que las capacidades solo han mejorado en los últimos años.
Las cintas de respaldo son un método pésimo para archivar el correo electrónico, dice Mark Diamond de Contoural , una firma consultora de datos y almacenamiento. Los sistemas de cintas toman instantáneas de datos a intervalos establecidos diarios o semanales, dejando abierta la posibilidad de que los datos se puedan crear y eliminar antes de que se pueda realizar una copia. En consecuencia, las copias de seguridad en cinta solo sirven como seguro contra fallos del sistema. Un sistema de archivo decente, dice Diamond, incluye la capacidad de saber lo que tiene y la capacidad de ... encontrar correos electrónicos y recuperarlos fácilmente, lo cual es muy difícil en las cintas de respaldo.
También se reconoce cada vez más que los sistemas de archivo deben automatizarse para que funcionen correctamente, en contraste con el laborioso y propenso sistema de clasificación manual que existe actualmente en la Casa Blanca. Incluso muchos esquemas de archivo digital almacenan archivos en múltiples ubicaciones. Una búsqueda completa de todos los archivos relacionados con una demanda en particular puede requerir la búsqueda de muchas máquinas en diferentes ubicaciones. Diamond dice que un buen sistema de archivo registra el correo electrónico tan pronto como llega al servidor. Otras herramientas automatizadas tienen como objetivo proteger el correo electrónico relacionado con litigios existentes y facilitar la clasificación de los mensajes almacenados existentes.
Diamond dice que los sistemas de archivo más nuevos van más allá del simple almacenamiento de correo electrónico, lo que hace posible recuperar en cuestión de minutos datos que, de otro modo, tardarían semanas o meses en estar disponibles. Estas mejoras son importantes, dice, porque cada correo electrónico que alguien envía, ya sea desde el servidor de correo electrónico de la Casa Blanca o desde el servidor de correo electrónico de la empresa, es un documento comercial. Los tribunales y los reguladores han sido muy claros, dice, en cuanto a que esto significa que el correo electrónico debe conservarse adecuadamente. Los costos pueden ser altos cuando no se cuenta con buenos sistemas. Más allá de las preocupaciones sobre la Casa Blanca, Diamond señala un caso entre Intel y AMD en el que el primero informó haber gastado más de $ 25 millones para recuperar correos electrónicos perdidos. La empresa típica de Fortune 500, dice Diamond, tiene más de 150 acciones legales pendientes en un momento dado. Al menos el 50 por ciento del costo de ese litigio, agrega, radica en recuperar los documentos necesarios, la mayoría de los cuales son electrónicos.
Aunque a primera vista puede parecer importante determinar qué correos electrónicos deben conservarse, algunos expertos dicen que es mejor conservarlos todos. Robin Bingeman, gerente de producto de Forensic and Compliance Systems, una empresa con sede en el Reino Unido que fabrica una herramienta de archivo llamada Crioservidor , tiene un ejemplo favorito para ilustrar el punto. Imagínese un correo electrónico que dice lo siguiente: Hola Bill, me alegro de verte la semana pasada. Lamento oír hablar de la infección renal de Eileen. Espero que salga pronto del hospital. Bueno, aquí está el documento que prometí sobre la falla de la columna de dirección del cliente. Creo que necesitamos que el equipo técnico lo revise antes de que se convierta en una preocupación para el cliente. Dependiendo de su perspectiva, señala, el correo electrónico podría considerarse personal. Pero también contiene información sobre la responsabilidad del producto que, al menos de acuerdo con la legislación europea, debe guardarse durante 10 años. Un clasificador humano podría concentrarse fácilmente en un solo aspecto del correo electrónico, y es probable que un algoritmo de procesamiento de lenguaje natural se confunda. Bingeman cree que las empresas deben conservar todo durante el período de tiempo máximo y centrarse en encontrar buenas formas de buscar en los datos y demostrar que no han sido manipulados, para que puedan ser admitidos como prueba en caso de un tribunal. caso. Añade que este tipo de política también es buena porque le da a una empresa la oportunidad de demostrar que no se ha enviado un supuesto correo electrónico, algo que es imposible de hacer con cintas de respaldo, que no registran todo.
Peter terSteeg, director técnico de Software de búsqueda Sin embargo, la unidad de negocios de comunicaciones unificadas dice que las empresas deben hacer más que solo guardar el correo electrónico. Las empresas necesitan un panel de cristal para encontrar todos los datos que necesitan para un litigio, dice. Necesitan encontrar proveedores que vayan a realizar una inversión significativa en ese único panel para buscar en todos los tipos de datos de esa organización.
Archivos o datos producidos por la colaboración basada en web, como a través de Microsoft SharePoint , debe archivarse junto con el correo electrónico, notas de terSteeg. Un próximo desafío para proveedores como Quest, dice, es desarrollar un sistema que archive todos estos tipos de datos y hacerlos fáciles de buscar y producir como evidencia confiable en los tribunales, incluso si la cantidad de datos aumenta sustancialmente con respecto a la de una organización. toda la vida.
Sistemas Mimosa CEO T.M. Ravi está de acuerdo sobre la dirección en la que se dirige el campo. De hecho, a principios de esta semana, Mimosa anunció nuevas funciones para el sistema de archivo de correo electrónico existente de la empresa que permitirá a las empresas archivar y buscar documentos más allá del correo electrónico y la mensajería instantánea. Usando una técnica llamada instancia global única, el software busca en el archivo datos idénticos almacenados en múltiples ubicaciones, por ejemplo, si un usuario guarda un archivo de Word y luego lo envía por correo electrónico a 40 personas dentro de una empresa, y conserva solo uno. Copiar. En el futuro, dice Ravi, la compañía también planea agregar soporte para archivos de SharePoint.
Al final del día, dice Diamond de Contoural, el archivo de correo electrónico no se trata de guardar el correo electrónico. Se trata de control. Teniendo en cuenta la maduración de las herramientas en el mercado en los últimos años, dice, la mayoría de los problemas surgen cuando las organizaciones, incluida la Casa Blanca, no presentan buenas políticas para utilizar las tecnologías disponibles.